各学部、部门、直属单位：
为提高线上合同备案审核效率，确保学院各项经济业务的顺利开展，现将合同备案工作相关事项通知如下：
一、审核流程及时间节点
1. 业务部门自审。业务部门在合同备案前，应先予以部门审核，确保备案的合同与报销业务事项一致，合同编号准确，合同内容完整、签章完备。
2.合同上传。业务部门上传合同文件及相关材料须为PDF格式，如涉及更正、补充等情况，需同时提交相关支撑材料作为当然附件。
3. 财务处审核。财务处每周两次集中对已提交的备案合同进行审核，审核时间为周三上午及周五下午，请经办人参照审核时间提前准备。
4. 业务部门预约付款。合同备案审核通过后，经办人根据合同付款条件，需首先在合同备案系统中预约付款，预约成功后，再到财务系统网上预约模块进行合同付款预约，打印预约单，完成签批手续后，到财务报销大厅办理报销业务。
二、注意事项
1. 请业务部门在合同备案过程中积极配合，根据审核反馈意见及时补充或更正合同备案相关材料。
2. 合同付款需提前按时间节点准备相应完备材料，预留充足的审核、预约时间。
特此通知。
财务处
2024年10月12日
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